La forma en que se gestiona el tiempo de trabajo en España está viviendo un cambio profundo. La nueva regulación endurece las obligaciones de las empresas en materia de control horario, con la finalidad principal de proteger el derecho a la desconexión digital, limitar la duración de la jornada ordinaria y asegurar un sistema de registro fiable y fácilmente accesible.
¿Cuándo comenzará a aplicarse?
El 4 de febrero de 2025, el Consejo de ministros aprobó el Anteproyecto de Ley que introduce un modelo renovado de registro digital de jornada y refuerza la desconexión digital. La previsión es que la norma entre en vigor a comienzos de 2026, una vez supere el trámite parlamentario. No obstante, su aprobación final va a depender del Congreso de los Diputados, el cual tendrá que pronunciarse en un periodo máximo de seis meses.
Principales obligaciones de la nueva ley
La novedad más destacada es que el fichaje deberá realizarse exclusivamente mediante herramientas digitales, dejando atrás los registros en papel o en hojas de cálculo. Los nuevos sistemas deberán cumplir condiciones concretas:
• Uso obligatorio de un sistema digital: Las compañías tendrán que implantar soluciones tecnológicas que garanticen un control horario seguro, accesible y compatible con los sistemas utilizados por empleados y autoridades.
• Requisitos técnicos estrictos: El sistema deberá registrar con precisión la hora de entrada y salida, así como las pausas realizadas. Además, deberá asegurar que los datos no puedan modificarse, permitir su trazabilidad y conservarlos durante un mínimo de cuatro años.
• Disponibilidad inmediata: La Inspección de Trabajo deberá poder acceder a los registros sin demora cuando los solicite.
¿A quién se aplica?
La normativa será obligatoria para todas las empresas del país, sin importar su tamaño o sector. Esto incluye desde grandes corporaciones hasta microempresas, afectando a unos 12,5 millones de trabajadores.
Sistemas que dejarán de ser válidos
Aunque sean herramientas digitales, Excel y otras hojas de cálculo no cumplirán los requisitos de seguridad e inmutabilidad exigidos. También quedarán descartados los registros en papel y ciertos sistemas biométricos que no superan los estándares actuales de protección de datos.
Régimen sancionador
Las multas se impondrán por cada trabajador afectado y se clasifican en tres niveles:
• Infracciones leves: hasta 2.000 euros
• Infracciones de gravedad media: hasta 5.000 euros
• Infracciones graves o ausencia total de registro digital: hasta 10.000 euros
Objetivos de la reforma
La ley pretende reducir las horas extra no declaradas, garantizar derechos como la desconexión digital, asegurar registros que no puedan manipularse, facilitar auditorías automáticas y unificar la tecnología utilizada para el control de jornada.
Recomendaciones para las empresas
Para adaptarse a tiempo, las organizaciones deberían:
1. Revisar el sistema de control horario que utilizan actualmente
2. Elegir un software que cumpla con los nuevos requisitos legales
3. Formar a los empleados en el uso del nuevo sistema
4. Actualizar los protocolos internos de gestión del tiempo
5. Verificar el cumplimiento de la normativa de protección de datos
Esta reforma supone un paso decisivo hacia la digitalización total del control horario en España, con la intención de crear un entorno laboral más transparente, moderno y respetuoso con los derechos de los trabajadores.
